В ногу с IT-технологиями
В медицинском колледже имени И.В. Залуцкого она трудится еще с тех времен, когда это учреждение образования считалось училищем.
— Умение набирать текст на машинке было действительно в числе основополагающих для секретаря приёмной, — говорит Светлана. — И я это быстро освоила буквально за два вечера, тренируясь после работы.
Правда, уже через два месяца снова пришлось совершенствоваться в профессии. Постоянно обучалась новому, и вот уже стали привычными компьютеры, факсы, ксероксы, принтеры, сканеры…
Современных методов в организации рабочего процесса придерживается и Владимир Аполенис, который руководит медколледжем на протяжении 23 лет и всё это время идет в ногу с IT-технологиями.
Его предшественница Лариса Тамошкина начинающего секретаря приемной Светлану Рай отправила на двухнедельные курсы в Республиканский институт профессионального образования. Кстати, в Лидском индустриальном техникуме Светлана получила специальность «Эксплуатация автомобильного транспорта». В числе изучаемых дисциплин там было и делопроизводство, с которым она всегда отлично справлялась. Поэтому и на рабочем месте быстро сориентировалась.
Телефонограмм – меньше, почты – больше
— Многие, к сожалению, думают, что профессия секретаря легкая: принес кофе руководству, ответил на пару телефонных звонков, да и всё, — говорит собеседница. — Секретарь – это связующее звено между начальством и коллективом, причем в колледже это и педагогические работники, сотрудники иных служб, учащиеся. Здесь, выражаясь языком психологов, важен эмоциональный интеллект. За рабочий день в приемную приходит порядка 20 человек по различным вопросам — учебным, организационным, для оформления или выдачи документов…
Уже в 8.00 (и далее каждый час) секретарь должен просматривать электронную почту.
— В теперешних реалиях стало меньше телефонных звонков, хотя для их приема у меня два соответствующих аппарата, — продолжает она рассказывать о своих буднях. — Уменьшилось и количество телефонограмм, факсов. Но даже сложно сосчитать, сколько поступает писем на электронную почту, в том числе срочных сообщений о видеоконференциях или вебинарах. Электронных почтовых ящика у нас два: в системе межведомственного документооборота, связывающей государственные учреждения, а также корпоративная почта. Нужно также обработать почту, которую приносит в колледж почтальон. А документооборот, несмотря на компьютеризацию и цифровизацию, только увеличивается и ведется как в печатном, так и в электронном варианте. Кроме того, на многих документах нужно поставить личные подписи руководителя, представителей администрации или иных работников. В мои обязанности входит и помощь в организации официальных встреч и мероприятий в колледже.
Секретарь приемной медицинского колледжа имени И.В. Залуцкого Светлана Рай и коллеги, с которыми чаще всего приходится сотрудничать, — секретарь учебной части, инспектор по кадрам Татьяна Борейко (слева) и юрисконсульт Ольга Дурко.
«Чего же начальства бояться?!»
— Не могу не спросить: вам не страшно по несколько раз в день заходить в кабинет к руководству? – интересуюсь у секретаря приемной.
— У меня об этом часто спрашивали, когда я только пришла в профессию, — улыбается Светлана. — Я вообще человек общительный! Чего же начальства бояться?! К слову, через приемную нашего учреждения вход в кабинет и к директору, и к его заместителю по учебной работе Елене Карасевич. У нас в колледже уже давно сложилась большая дружная команда: администрация, сотрудники и учащиеся легко находят контакт друг с другом.
Здесь преподает и единственная дочь Светланы. После окончания этого же колледжа и Белгосуниверситета Александра Котович ведет дисциплину «Сестринское дело и манипуляционная техника».
Долго работая в «медицинском» коллективе, Светлана и сама научилась врачевать… кактусами. Она вырастила их целую коллекцию! В приемной необычные цветы буквально повсюду, один из них длиною в полподоконника, даже пришлось специальные деревянные подпорки устанавливать. Поэтому сюда приходят не только по рабочим вопросам, но и полюбоваться кактусами, а положительные эмоции, как утверждают медики, благотворно влияют на здоровье.
— Каждая профессия накладывает отпечаток на характер. Как у вас это проявляется? — напоследок спрашиваю у секретаря.
— Система должна быть во всём! — снова с улыбкой говорит Светлана. — Каждому предмету своя полочка, своё место.
ЗНАЛИ ЛИ ВЫ, ЧТО…
Дата Международного дня секретаря «плавающая» и для каждого года уникальна, поскольку выпадает на среду последней полной недели апреля. В ряде стран в разное время даже отмечают Национальные дни секретарей. Теперь это также профессиональный праздник всех, от кого зависит работа офиса, — помощников директоров, офис-менеджеров, ассистентов, референтов, спич-райтеров, стенографистов, специалистов, ведущих делопроизводителей, ассистирующих президентам и руководителям фирм и предприятий. Представители этих профессий входят в пятерку самых востребованных в мире.
Текст и фото: Ирина РАБУШКО.
